Family Office, Vermögensverwalter oder selbst machen: was wann passt

Ein Single Family Office, also eigene Angestellte, die das Vermögen einer einzigen Familie führen, kostete seine Inhaber 2024 im Schnitt 0,41 Prozent des Vermögens, und zwar allein für den Betrieb. Das zeigt die UBS-Umfrage unter 317 Family Offices. Diese Rechnung geht erst bei neunstelligen Vermögen auf. Darunter sind ein Multi Family Office, ein Vermögensverwalter für den liquiden Teil oder die eigene Verwaltung mit Beratern auf Stundenbasis die vernünftigen Wege. In allen vier Fällen bleiben drei Dinge bei der Familie: der Überblick, die Dokumente und die Entscheidungen.

Was ein Single Family Office kostet und ab welcher Größe es sich trägt

Die besten öffentlichen Zahlen stehen im UBS Global Family Office Report 2025, erschienen am 21. Mai 2025. Die Teilnehmer sind groß: im Schnitt 1,1 Milliarden Dollar im Family Office und 2,7 Milliarden Dollar Familienvermögen. Sie beschäftigen durchschnittlich zwölf Personen. Die reinen Betriebskosten, also Personal, Räume, IT, Recht und Research, lagen 2024 bei 41,1 Basispunkten des Vermögens. Zwei Drittel davon sind Gehälter. Offices mit 100 bis 250 Millionen Dollar rechnen für 2025 mit rund 42 Basispunkten, solche über einer Milliarde mit rund 35.

Diese reinen Kosten machen nur 57 Prozent dessen aus, was diese Familien insgesamt ausgeben. Weitere 21 Prozent entfallen auf Gebühren externer Vermögensverwalter, 10 Prozent auf Bankgebühren, 8 Prozent auf externe Strukturen. Das Office ersetzt diese Kosten nicht. Es kommt obendrauf.

Nun die Prozentzahl umgedreht. Ein minimales Office besteht aus einer erfahrenen Person für die Anlagen, jemandem für Buchhaltung und Reporting und einer halben Assistenz, dazu Räume, Systeme und Berater. Nehmen wir, rein zur Veranschaulichung, 600.000 Euro im Jahr an. Bei 0,4 Prozent entspricht das einem Vermögen von 150 Millionen Euro. Bei 30 Millionen Euro kostet dasselbe Office 2 Prozent im Jahr, bevor eine einzige Fondsgebühr bezahlt ist. Die genauen Zahlen sind in jeder Familie andere, das Muster nicht: Ein eigenes Office sind Fixkosten, und Fixkosten brauchen eine große Basis.

Kosten sind auch nicht der Hauptgrund, den Familien für eigene Leute nennen. In der UBS-Umfrage standen vorn: die vorhandene Expertise (67 Prozent), operative Kontrolle (63 Prozent) und der Schutz der Privatsphäre (63 Prozent). Die Wirtschaftlichkeit kam an fünfter Stelle. Wer ein Office unterhalb der Größe gründet, ab der die Rechnung aufgeht, kauft Kontrolle und Diskretion und sollte sich das auch so sagen.

Die vier Modelle nebeneinander

Für Multi Family Offices und Vermögensverwalter nennen wir keinen Prozentsatz, weil wir keine öffentliche Erhebung kennen, die mit den UBS-Zahlen vergleichbar wäre. Fragen Sie nach der Gesamtsumme in Euro pro Jahr: Honorar, Kosten der eingesetzten Produkte, Transaktionskosten, Depotführung. Wer sie nicht nennen kann, hat eine andere Frage beantwortet.

Wo die Aufsicht die Grenze zieht

In Deutschland ist der Unterschied zwischen den Modellen auch ein rechtlicher. Das Merkblatt der BaFin zu Family Offices (Stand Juli 2018) beschreibt sie als Unternehmen, die sich mit der bankenunabhängigen Verwaltung großer privater Vermögen befassen. Das eigene Office einer Familie, das nur für diese Familie arbeitet und seine Dienste nicht am Markt anbietet, fällt nicht unter die Erlaubnispflicht. Wer für mehrere Familien Depots mit Entscheidungsspielraum verwaltet (Finanzportfolioverwaltung) oder Anlageberatung erbringt, braucht eine Erlaubnis.

Dasselbe Merkblatt zählt auf, was keine Erlaubnis braucht: die allgemeine Beratung Vermögender, Buchführung, Controlling und die Überwachung von Vermögensverwaltern. Diese Liste lohnt einen zweiten Blick. Sie beschreibt die Arbeit, die bleibt, wenn das Anlegen selbst an jemanden mit Erlaubnis abgegeben ist, und es ist die Arbeit, die am leichtesten liegen bleibt.

Was ein Vermögensverwalter nicht abdeckt

Ein Verwaltungsmandat umfasst ein Wertpapierdepot. Bei den Lesern dieses Blogs ist das oft die kleinere Hälfte. Der Vermögensverwalter sieht weder den Kapitalabruf, der per E-Mail von einem Fondsadministrator in Luxemburg kommt, noch das Wandeldarlehen, das Sie im Frühjahr einem Start-up gegeben haben, noch das Darlehen für die vermietete Wohnung, dessen Zinsbindung in zwei Jahren endet. Er berichtet über das Depot, das er führt, und zwar korrekt, und der Bericht zeigt ein gestreutes Portfolio. Ob das Ganze gestreut ist, kann er nicht wissen.

Das ist die Lücke, auf die es bei einem gemischten Vermögen ankommt. Wer 5 bis 50 Millionen Euro in verschiedenen Anlageformen hält, kann für den liquiden Teil gut betreut sein und für den Rest gar nicht. Und im Rest liegen die Überraschungen: ein offenes Commitment, das niemand addiert hat, eine Beteiligung, die noch mit dem Kaufpreis von vor vier Jahren geführt wird, eine Bürgschaft für eine Holding.

Ein Multi Family Office schließt diese Lücke, wenn das konsolidierte Reporting über alle Anlagen zum Mandat gehört. Lassen Sie sich vor der Unterschrift einen Musterbericht zeigen, in dem ein Fonds-Commitment, eine direkte Beteiligung und eine Immobilie vorkommen. Manche Häuser konsolidieren alles. Andere konsolidieren, was ihre Depotbanken liefern, und ergänzen den Rest als Textzeile.

Was in jedem Modell bei der Familie bleibt

Der Überblick. Eine Liste von allem, was der Familie gehört und was sie schuldet, in einer Währung, mit einem Datum an jedem Wert. Auch ein Single Family Office erstellt sie für die Familie und nicht an ihrer Stelle. Jemand in der Familie muss sie lesen können und merken, wenn eine Zahl nicht stimmt.

Die Dokumente. Zeichnungsscheine, Gesellschaftervereinbarungen, Darlehensverträge, Kapitalkontoauszüge, Steuerbescheide. Berater wechseln, Banken fusionieren, ein Multi Family Office wird verkauft. Liegt der einzige vollständige Satz im System eines Dienstleisters, ist die Familie auf eine Weise abhängig, die in keinem Preisverzeichnis steht. Führen Sie eine eigene Ablage, in einer Ordnung, der auch ein Nachfolger folgen könnte.

Die Entscheidungen. Wie viel in illiquide Anlagen fließt, welche Commitments gezeichnet werden, wann eine Immobilie verkauft wird, wer was erbt. Ein Mandat überträgt die Ausführung innerhalb der Grenzen, die Sie setzen. Die Grenzen überträgt es nicht.

Selbst machen, ehrlich betrachtet

Die eigene Verwaltung ist öfter das richtige Modell, als die Branche nahelegt, und sie scheitert aus einem vorhersehbaren Grund. Das Anlegen ist der leichte Teil: Ein Privatinvestor mit zehn Fonds-Commitments und einem Dutzend Beteiligungen trifft vielleicht fünf wirkliche Entscheidungen im Jahr. Was scheitert, ist die Buchführung. Die Anzeichen haben wir im Beitrag darüber beschrieben, wann die Tabelle nicht mehr reicht: das offene Commitment, das niemand beziffern kann, der IRR mit kaputten Datumsangaben.

Wer sein Vermögen selbst führt, sollte deshalb die Unterlagen als die eigentliche Aufgabe behandeln. Jeden Abruf und jede Ausschüttung aus dem Dokument buchen, sobald es eintrifft. Die Dokumente so ablegen, dass eine zweite Person sie findet. Den Steuerberater einmal im Jahr auf das Ganze schauen lassen und nicht nur auf die Steuererklärung. Für diese Arbeit haben wir Valued gebaut, weil wir bei unseren eigenen Beteiligungen dasselbe Problem hatten. Eine sorgfältig geführte Tabelle leistet dasselbe, solange jemand sie führt.

Und prüfen Sie das Modell, wenn sich die Lage ändert. Der Verkauf des Familienunternehmens, eine Erbschaft, der Eintritt der nächsten Generation: Jedes davon kann eine Familie von einer Zeile der Tabelle in die nächste bringen. Eine Zeile weiterzurücken ist normal. Gleich zum eigenen Office zu springen, weil die Summe groß geworden ist, ist der teure Fehler.