Wann die Excel-Tabelle für Fonds und Beteiligungen nicht mehr reicht

Eine Tabelle ist ein völlig ausreichendes Register für drei oder vier Fonds-Commitments und eine Handvoll Angel-Beteiligungen, alles in einer Währung, geführt von einer Person, die jede Mitteilung in der Woche ihres Eingangs einträgt. Sie reicht ab einem Punkt nicht mehr, den man benennen kann: wenn niemand das offene Commitment über alle Fonds binnen fünf Minuten nennen kann, wenn die IRR-Zelle einen Fehler zeigt oder eine Zahl, der keiner glaubt, und wenn sich eine Zahl nicht mehr auf das Dokument zurückführen lässt, aus dem sie stammt. Der Auslöser ist nicht die Größe. Der Auslöser ist die erste Entscheidung, die auf einer falschen Zahl aus der Tabelle beruht.

Wir schreiben das als Leute, die eine solche Tabelle lange geführt haben. Digital Pioneers investiert seit mehr als 25 Jahren in Venture-Fonds und Start-ups, und das Register war eine Excel-Datei. In diesem Monat haben wir begonnen, Valued zu bauen, um sie abzulösen. Hier steht die ehrliche Fassung dessen, wann das nötig ist und wann nicht.

Wie lange reicht eine Tabelle?

Länger, als Softwareanbieter sagen. Ein Blatt mit einer Zeile je Zahlung (Datum, Fonds, Art, Betrag) und ein zweites mit einer Zeile je Fonds (Commitment, Währung, letzter NAV und dessen Stichtag) beantwortet jede Frage eines Limited Partners: eingezahlt, ausgeschüttet, offen, TVPI, DPI, IRR. Es kostet nichts, es gehört Ihnen, und der Steuerberater kann es öffnen.

Das trägt, solange vier Bedingungen gelten. Die Zahl der Mitteilungen pro Jahr ist klein genug, dass jede sofort eingetragen wird; ein Dutzend ist zu schaffen, sechzig sind es nicht. Alles lautet auf Euro. Eine Person pflegt die Datei, und diese Person ist erreichbar. Und die Mitteilungen sind einfach: Ein Abruf ist ein Abruf, eine Ausschüttung ist eine Ausschüttung.

Die vierte Bedingung fällt zuerst, meist unbemerkt.

Erstes Zeichen: Niemand kann das offene Commitment nennen

Das offene Commitment ist das, was die Fonds noch abrufen können. Die Formel in der Tabelle lautet Commitment minus Summe der Abrufe, und sie ist bei den meisten Fonds nach einigen Jahren falsch.

Angenommen, Sie haben einem Fonds 250.000 Euro zugesagt. Er hat 180.000 Euro abgerufen und 40.000 Euro ausgeschüttet. Die Formel sagt, 70.000 Euro seien offen. Nun lesen Sie die Mitteilungen. Ein Abruf enthielt 5.000 Euro Ausgleichszinsen an früher beigetretene Investoren, die nach dem Gesellschaftsvertrag nicht auf das Commitment angerechnet werden; vom Commitment sind also nur 175.000 Euro gezogen. Und 15.000 Euro der Ausschüttung waren als wiederabrufbar gekennzeichnet: Der Fonds darf sie erneut abrufen. Was der Fonds noch verlangen kann, sind 250.000 minus 175.000 plus 15.000, also 90.000 Euro. Die Tabelle liegt bei einem einzigen Fonds um 20.000 Euro zu niedrig.

In der Datei weist nichts darauf hin. Die Information steht in einem Satz auf Seite zwei eines PDFs, und die Tabelle hat eine Spalte namens „Betrag“. Über acht Fonds gleichen sich solche Fehler nicht aus; beide lassen die Tabelle weniger ausweisen, als abgerufen werden kann. Wenn sich die Bank oder Ihre eigene Liquiditätsplanung auf diese Summe stützt, ist das die Zahl, der Sie zuerst misstrauen sollten.

Zweites Zeichen: Die IRR ist kaputt oder unglaubwürdig

Excel berechnet eine IRR für unregelmäßige Termine mit XINTZINSFUSS (englisch XIRR). Die Funktion braucht mindestens einen positiven und einen negativen Wert, sie sucht von einem Schätzwert von 10 Prozent aus und gibt #ZAHL! zurück, wenn sie nach 100 Iterationen kein Ergebnis gefunden hat. Ein Datum, das Excel als Text liest, ergibt #WERT!. All das ist dokumentiert, und all das kommt vor: eine Datumsspalte, aus einem PDF in anderem Format eingefügt, ein junger Fonds tief in der J-Kurve, dessen wahre IRR weit von 10 Prozent entfernt liegt, eine Ausschüttung mit falschem Vorzeichen.

Der leisere Fehler ist eine IRR, die rechnet und falsch ist. Die übliche Ursache ist der Endwert. Eine IRR für einen Fonds, der noch Unternehmen hält, braucht den aktuellen NAV als letzte, positive Zahlung zum Stichtag des NAV. Verwendet die Tabelle das heutige Datum mit einem NAV von vor zwei Quartalen oder lässt sie den NAV weg, kommt eine Zahl heraus, und sie bedeutet nichts. Auch eine Portfolio-IRR als Durchschnitt der Fonds-IRRs ist eine Zahl ohne Bedeutung; sie muss aus allen Zahlungen gemeinsam berechnet werden.

Drittes Zeichen: eine zweite Währung

Ein Commitment in US-Dollar ist ein Commitment in Dollar. Jeder Abruf und jede Ausschüttung hat einen Eurowert am Tag der Zahlung, und der offene Rest hat einen Eurowert, der sich täglich ändert. In einer Tabelle steht typischerweise in einer Zelle „der“ Wechselkurs. Ändert man ihn, ändern sich die Eurobeträge der Abrufe von vor drei Jahren mit, und das ist falsch: Dieses Geld hat das Konto zum Kurs seines Valutatags verlassen.

Richtig gemacht braucht jede Zahlung ihren eigenen Kurs. Die Europäische Zentralbank veröffentlicht Euro-Referenzkurse an jedem Arbeitstag gegen 16:00 Uhr MEZ, und den Kurs zu jedem Valutatag kann man von Hand nachschlagen. Bei den ersten fünf Einträgen tut man das auch.

Viertes Zeichen: Zahlen ohne Dokument und ein einziger Leser

Fragen Sie bei einer beliebigen Zelle: Welches Dokument sagt das? Im ersten Jahr haben Sie die Antwort im Kopf. Im sechsten Jahr, bei einigen hundert Zeilen, einem korrigierten Kapitalkontoauszug, der einen früheren ersetzt hat, und einem Fonds, der den Administrator gewechselt hat, nicht mehr. Eine Zahl, die sich nicht belegen lässt, lässt sich nicht prüfen, und ein Register, das sich nicht prüfen lässt, wird einmal im Jahr aus den PDFs neu aufgebaut, meist für den Steuerberater, meist in Eile.

Dasselbe gilt für die Person. Wenn nur ein Familienmitglied die Datei lesen kann, ist das Register das Gedächtnis dieser Person mit einer Datei im Anhang.

Was wir tun würden

Gelten die vier Bedingungen, bleiben Sie bei der Tabelle und verbessern Sie sie an drei Stellen. Geben Sie wiederabrufbaren Ausschüttungen und Beträgen außerhalb des Commitments eigene Spalten, damit das offene Commitment aus dem berechnet wird, was in den Mitteilungen steht. Tragen Sie in jeder Zeile den Dateinamen des Quelldokuments ein. Und führen Sie Beträge in ihrer Originalwährung, mit dem Kurs des Valutatags daneben.

Kommen Ihnen zwei der Zeichen oben bekannt vor, kostet die Tabelle mehr, als sie spart, und die Rechnung kommt als falsche Zahl in dem Moment, in dem ein Abruf zu bezahlen ist. Das war unsere Lage. Eine Datei wie unsere kann das offene Commitment erst nennen, wenn jemand die PDFs noch einmal gelesen hat. Von einer Software wollen wir deshalb zuerst, dass sie die Mitteilung eines Fonds liest, das Gelesene neben dem Dokument zeigt und erst bucht, wenn jemand es freigegeben hat. Damit haben wir in diesem Monat angefangen, zuerst mit Fonds-Commitments. Die Tabelle bleibt daneben offen, bis beide übereinstimmen.