Belege per DATEV an den Steuerberater: So übermittelt Valued sie

Wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet, müssen Sie nicht mehr jedes PDF selbst weiterleiten. Valued kann Belege direkt an das DATEV-Mandat übermitteln, das die Kanzlei für Sie führt. Die Anbindung entsteht in zwei Schritten: zuerst per E-Mail, über die Adresse, die DATEV jedem Mandat gibt, danach über die Programmierschnittstelle von DATEV. Jede Übermittlung wird protokolliert, sodass Sie später sehen, was wann wohin gegangen ist. Seit dem 15. Oktober 2026 zeigt die öffentliche Demo auch die DATEV-Anbindung, Sie können sie also vor einem Abo ausprobieren.

Dieser Beitrag erklärt, warum es auf Vollständigkeit ankommt, wo die Belege in der Kanzlei landen, was die beiden Schritte jeweils leisten und was Ihnen die Anbindung nicht abnimmt.

Warum die Belege vollständig ankommen müssen

Ein Steuerberater bucht und erklärt, was bei ihm ankommt. Mehr nicht. Was in der Akte fehlt, fehlt in der Erklärung, und das fällt erst auf, wenn eine Rückfrage kommt, eine Korrektur nötig wird oder die Steuer falsch festgesetzt ist.

Bei privatem Vermögen ist die Menge größer, als man denkt. Nehmen Sie sechs Fonds-Zusagen. Jeder Fonds schickt im Jahr vier Quartalsberichte, sagen wir zwei Kapitalabrufe und eine Ausschüttungsmitteilung: sieben Belege je Fonds, 42 insgesamt. Dazu kommen die Jahressteuerbescheinigungen dreier Depots und zwei Unterlagen zu einer vermieteten Wohnung, ein Darlehenskontoauszug und eine Nebenkostenabrechnung. Das sind 47 Belege in einem Jahr, von einem Dutzend Absendern, per E-Mail, über Portale und mit der Post.

Wer 46 davon weiterleitet, hat 98 Prozent der Arbeit erledigt. Der fehlende kann trotzdem der entscheidende sein. Ist es eine Ausschüttungsmitteilung über 50.000 Euro, entsteht die Erklärung ohne sie, und die Frage, ob dieser Betrag Kapitalrückzahlung oder Ertrag war, wird nie gestellt. Viele Anleger halten solche Werte zudem über eine vermögensverwaltende GmbH, also mit einer zweiten Buchhaltung und einer zweiten Akte in der Kanzlei.

Vollständigkeit ist deshalb weniger eine Frage der Sorgfalt als des Weges. Belege, die von dort, wo sie gesammelt werden, auf festem Weg weitergehen, ohne dass jemand an sie denken muss, kommen verlässlicher an als Belege, die im März von Hand weitergeleitet werden.

Wo Belege in einer DATEV-Kanzlei landen

Nach eigenen Angaben von DATEV machen mehr als zwei Millionen deutsche Unternehmen ihre Finanzbuchhaltung mit DATEV-Software. Für die Mandanten einer Kanzlei ist der Treffpunkt meist DATEV Unternehmen online. Dort hat jeder Mandant ein Mandat, und die Mitarbeiter der Kanzlei arbeiten mit den Belegen, die in diesem Mandat abgelegt sind.

Belege gelangen auf mehreren Wegen dorthin. Man kann sie per Drag-and-drop in der Weboberfläche speichern oder als PDF per E-Mail senden. DATEV unterscheidet außerdem dateibasierte Wege, Online-Datenservices, programmatische Schnittstellen und fertige Anbindungen aus dem DATEV-Marktplatz. Valued nutzt zwei davon: zuerst die E-Mail, dann die Schnittstelle.

Schritt eins: DATEV Upload Mail

Mit DATEV Upload Mail bekommt das Mandat in DATEV Unternehmen online eine eigene E-Mail-Adresse. Jeder Beleg, der als Anhang an diese Adresse geht, landet bei den Belegen des Steuerberaters. DATEV hat die Funktion so gebaut, dass per E-Mail erhaltene Rechnungen mit einem Klick weitergeleitet werden können, ohne sie vorher in einem Ordner zwischenzuspeichern; Papierbelege lassen sich fotografieren oder scannen und ebenso senden.

Die Aktivierung beschreibt DATEV als einmaligen Schritt im Programm, kostenlos. Danach stehen die Belege der Kanzlei sofort für die Buchführung zur Verfügung.

Für die Anbindung in Valued heißt das: Sobald das Mandat seine Upload-Mail-Adresse hat, kann Valued Belege dorthin schicken. Die Adresse gehört zu genau einem Mandat. Führt die Kanzlei zwei Mandate, eines privat und eines für Ihre GmbH, gehen die Belege an zwei verschiedene Adressen. Lassen Sie sich die Adresse jedes Mandats von der Kanzlei geben, und klären Sie, welcher Person oder Gesellschaft sie zugeordnet ist, bevor etwas verschickt wird.

Der Vorteil des E-Mail-Wegs: Er braucht von der Kanzlei nichts außer der Aktivierung. Seine Grenze ist die der E-Mail selbst. Eine Nachricht wird gesendet, und was auf der anderen Seite mit ihr geschieht, erfährt der Absender nicht in geordneter Form.

Schritt zwei: die DATEV-Schnittstelle

Der zweite Schritt nutzt DATEVconnect online für Belegbilder, eine Schnittstelle, die DATEV als accounting:documents führt. Es ist eine REST-Schnittstelle, die über das Internet erreichbar ist; die Anmeldung läuft über OAuth 2.0 mit OpenID Connect. Anwenderinformationen und Nutzungsvoraussetzungen veröffentlicht DATEV auf seinen Seiten zu connectonline.

Gegenüber der E-Mail ändert eine direkte Schnittstelle dreierlei. Zwischen Absender und Kanzlei liegt kein Postfach. Der Beleg geht über eine angemeldete Verbindung an ein Mandat und nicht an eine E-Mail-Adresse, an die jeder schreiben könnte. Und jeder Aufruf erhält eine Antwort des empfangenden Systems, sodass eine gescheiterte Zustellung als Fehler sichtbar wird statt als Schweigen.

Der E-Mail-Weg kommt zuerst, weil er mit jedem Mandat funktioniert, für das Upload Mail eingeschaltet ist. Die Schnittstelle folgt als zweiter Schritt.

Das Protokoll

Valued protokolliert jede Übermittlung. Das klingt nach einer Nebensache und ist der Teil, über den Sie ein Jahr später froh sind.

Fragt die Kanzlei im Mai, ob der Kapitalabruf vom vergangenen Oktober übermittelt wurde, sollte die Antwort nicht von der Suche in einem Postausgang abhängen. Ein Übermittlungsprotokoll beantwortet, was gesendet wurde, wann, an welches Mandat und mit welchem Ergebnis, und erlaubt es, einen einzelnen Beleg gezielt erneut zu senden.

Das Protokoll steht zudem neben der Aufbewahrungspflicht. Der Bundesrat hat dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) am 18. Oktober 2024 zugestimmt, heute vor zwei Jahren. Seit 2025 sind Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge acht statt zehn Jahre aufzubewahren. Jahresabschlüsse, Bücher und Inventare bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Wo diese Pflichten greifen, etwa in der Buchhaltung einer GmbH, ist ein Nachweis darüber, was wann an die Kanzlei ging, eine sinnvolle Ergänzung zu den Belegen selbst, bei Rückfragen der Kanzlei ebenso wie bei einer Betriebsprüfung. Die Aufbewahrung der Belege ersetzt er nicht.

Was die Anbindung nicht leistet

Sie transportiert Belege. Sie würdigt sie nicht.

Ob eine Ausschüttung Kapitalrückzahlung oder Ertrag ist, wie die steuerlichen Angaben eines Fonds zu behandeln sind, in welches Jahr eine Zahlung gehört: Diese Würdigung bleibt bei Ihrem Steuerberater, und dort gehört sie hin. Valued sorgt dafür, dass die Belege vollständig und auf nachvollziehbarem Weg ankommen. Steuerberatung ist das nicht, und ein Beleg im Eingang der Kanzlei ist noch keine Buchung.

Auch Fehler in einem Beleg behebt die Anbindung nicht. Ein fehlerhafter Quartalsbericht wird mit dem Fehler übermittelt. Welche Zahlen in einem solchen Bericht einen zweiten Blick verdienen, steht in Quartalsbericht eines Fonds lesen. Für Depots hat die Jahressteuerbescheinigung ihre eigene Logik, erklärt in das Steuerjahr je Depot.

Vor dem Gespräch mit der Kanzlei

Die Anbindung funktioniert am besten, wenn die Kanzlei weiß, dass sie kommt. Zu klären sind:

• Ob die Kanzlei für Ihr Mandat DATEV Unternehmen online nutzt und ob DATEV Upload Mail dafür aktiviert ist.
• Wie viele Mandate es gibt, etwa eines privat und eines für eine GmbH, und welche Upload-Mail-Adresse zu welchem gehört.
• Welche Arten von Belegen die Kanzlei auf diesem Weg erhalten möchte und welche sie schon anderweitig bekommt, damit nichts doppelt ankommt.
• Wer in der Kanzlei den Belegeingang im Blick hat und wie Sie erfahren, wenn etwas fehlt.
• Wann die Kanzlei vom E-Mail-Weg auf die Schnittstelle wechseln möchte, sobald diese für Ihr Mandat zur Verfügung steht.

Wenn Sie die Schritte sehen möchten, bevor Sie sie mit echten Belegen gehen, öffnen Sie die öffentliche Demo und sehen sich dort die DATEV-Anbindung an. Die weiteren Anbindungen von Valued finden Sie unter Integrationen, wie Daten geschützt werden, beschreibt unsere Seite zur Sicherheit.